活動策劃公司教你如何規(guī)劃活動經(jīng)費(fèi)
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做一場活動策劃要多少錢？作為在廣州活動策劃行業(yè)摸爬滾打多年的老牌活動策劃公司，希望我們的每一次的活動經(jīng)驗(yàn)總結(jié)都希望能幫到你，而坐活動策劃的費(fèi)用是主辦方都頭痛的問題，經(jīng)費(fèi)多了怕公司不批，經(jīng)費(fèi)少了又怕活動效果差，今天我們就來談?wù)勅绾巫龊没顒咏?jīng)費(fèi)的規(guī)劃。
當(dāng)要策劃活動時(shí)，應(yīng)在成本表上列出活動規(guī)劃的預(yù)算，這樣我們就可以清楚地知道哪些項(xiàng)目可以在不超出頂算的情況下添加進(jìn)去。成本表也告訴你應(yīng)如何使用資金，幫助你看到還有其他可選項(xiàng)目，并看看如何在不超出預(yù)算的情況下實(shí)施這些項(xiàng)目。例如，在你列出成本表、了解了預(yù)算的收支平衡點(diǎn)后，你可能會決定采用飯店所提供的簡單蠟燭，而不是使用復(fù)雜精美的花飾，以便把省下來的錢用在雞尾酒招待會上。你的目標(biāo)是創(chuàng)造一個(gè)令人難忘的活動，并使開支不超過預(yù)算。你需要確保自己采取了所有可能的措施來達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。不要等到活動結(jié)束時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了預(yù)算。
第一件事是確定你能為活動預(yù)備多少錢，即使最小型的活動也必須有資金保證。你可能會發(fā)現(xiàn)你的資金還不足以舉辦一場活動。等待有足夠資金再舉辦活動比活動開始后因資金不足而擱淺要好得多。如果資金沒有問題，那么你必須提前決定能花多少錢，然后按照預(yù)算來策勉活動。預(yù)先對費(fèi)用作粗路估算很有必要，因?yàn)橥ǔＯ纫@得上級部門對預(yù)算的批準(zhǔn)，活動才能舉辦。一般來說，你可以從供應(yīng)商那里獲取你想購買的各種物品的書面報(bào)價(jià)，在初步預(yù)算得到批準(zhǔn)后這些價(jià)格將會確定下來。下面是一個(gè)活動初步預(yù)算的樣本，它包括以下主要費(fèi)用：
邀請函
住宿
交通
會場租金
布置費(fèi)用
食品飲料
裝飾
音樂娛樂
發(fā)言人
舞臺布里
燈光視聽設(shè)備
特殊效果
攝影攝像師
禮品
保險(xiǎn)
保安
勞務(wù)費(fèi)
公關(guān)費(fèi)用
工作人員的工資
各種雜費(fèi)
制作一份詳細(xì)的清單，暫且不計(jì)費(fèi)用，把所有可能需要的東西都包括進(jìn)去，然后用彩筆標(biāo)出其中必須列人的項(xiàng)目。剩下的項(xiàng)目可以在初步預(yù)算確定之后有選擇地補(bǔ)充進(jìn)去。如果你的初步成本估算只包括了必有的項(xiàng)目，而總成本卻超出了預(yù)算，那么你就應(yīng)該懊重考慮是否進(jìn)一步實(shí)施預(yù)定計(jì)劃。如果初步估算遠(yuǎn)未超過預(yù)算，你就可以開始添加那些備選項(xiàng)目了。
由于每一次活動都有不同的內(nèi)容，所以成本表沒有固定的公式或模式。當(dāng)你開始建立成本表時(shí)，應(yīng)該從頭到尾預(yù)想一下你的活動，并擬訂一個(gè)大綱，然后再回頭逐條填寫所需資金。記住，所估算的費(fèi)用一定要用書面形式表達(dá)出來，不要接受口頭的東西。人員變動非常普遍—他們今天還在這里，明天就可能走了。你需要書面確認(rèn)哪些項(xiàng)目包括在內(nèi)，哪些不包括在內(nèi)，并要求供應(yīng)商們詳細(xì)列出每個(gè)項(xiàng)目。即使是一些看似不重要的項(xiàng)目，也請他們給出具體詳細(xì)的說明。
根據(jù)項(xiàng)目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預(yù)算，并把這些文件存放在不同的檔案里，給它們注明日期，編上號碼(如，修訂本1，修訂本2)。你必須隨時(shí)掌握預(yù)算的情況，以便對于應(yīng)該包括哪些項(xiàng)目作出合理的決定。賬單來的時(shí)候，要先核實(shí)一下再繳費(fèi)。要確保你所支付的費(fèi)用是雙方已協(xié)定好的，不會出現(xiàn)讓人感到意外的情況。適當(dāng)調(diào)整你的成本表。每收到一張賬單，把賬單所示的實(shí)際費(fèi)用記錄在成本表上，與原先預(yù)測的數(shù)額進(jìn)行對比。特別注意賬單上有沒有什么項(xiàng)目是經(jīng)過口頭批準(zhǔn)、而且已經(jīng)付費(fèi)但卻沒有被記錄下來的。
以上是廣州睿陽活動策劃公司為你總結(jié)的一個(gè)規(guī)劃活動經(jīng)費(fèi)的方法，希望能幫你解決到活動策劃費(fèi)用的一些問題。
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